Zdarzenia na żywo i spotkania w Microsoft Teams – porównanie

Aplikacja Microsoft Teams już na dobre zagościła w naszych organizacjach i obecnie stanowi podstawowe narzędzie do komunikacji. Dzięki możliwości rozszerzania jej funkcjonalności o dodatkowe aplikacje (wykraczające poza pakiet Office 365), pomaga użytkownikom efektywniej współpracować, prowadzić projekty i organizować spotkania. Możliwość dopasowania zawartości okna zespołu do indywidualnych potrzeb (np. dodawanie w postaci zakładek dokumentów, aplikacji Planner czy innych narzędzi zewnętrznych) wpłynęła na zmianę sposobu prowadzenia projektów.

Spotkania (Teams Meeting) doskonale sprawdzają się w sytuacji, gdy potrzebujemy przedyskutować coś w ramach zespołu, pracować nad wspólnym projektem interdyscyplinarnym w ramach naszej organizacji, a nawet zaprosić do współpracy osoby spoza niej.

Czym cechuje się takie spotkanie? Przede wszystkim umożliwia współpracę – uczestnicy mogą swobodnie zabierać głos w dyskusji, wypowiadać się na czacie i prezentować ekran. Podczas standardowego spotkania Teams każdy uczestnik dołącza na równych prawach, a jego dane – takie jak imię i nazwisko czy adres mailowy – są widoczne dla wszystkich pozostałych. Jest to doskonała platforma do współpracy, a to jednocześnie oznacza, że w takim spotkaniu nie powinno brać udziału zbyt wielu uczestników. Jeśli na dodatek korzystają oni z możliwości włączenia kamer, jakość połączenia może spadać z uwagi na obciążenie łącza. Jak temu zapobiec?

Wyzwania dla Teams Meeting

Rozważmy sytuację, gdy pojawia się potrzeba zorganizowania dużego spotkania. Może w nim uczestniczyć kilkadziesiąt lub nawet kilkaset osób. Jak poradzić sobie z taką liczbą uczestników i zapewnić sobie kontrolę nad spotkaniem?

Spotkania zespołowe to z definicji miejsce, gdzie  każdy może zostać mówcą lub prezenterem. W przypadku spotkań wewnątrzfirmowych lub w zaufanym gronie możemy zaakceptować taką sytuację, co począć jednak planując dużą prezentację dla kilku podmiotów? Nie zawsze możemy pozostawić uczestnikom możliwość zabrania głosu czy rozpoczęcia prezentacji. Wówczas przydatne mogą być opcje spotkania, dzięki którym możemy zawęzić grono prezenterów lub zmienić ustawienia poczekalni (zobacz Rysunek 1).

Rysunek 1. Ustawienia spotkania Teams

To jednak nie rozwiązuje problemu nieoczekiwanego zabierania głosu przez osoby trzecie, nawet jeśli nie mają one uprawnień prezentera ani możliwości włączenia obrazu z kamery, który obciąży łącze.

Kolejne wyzwanie dotyczy bezpieczeństwa informacji – co w przypadku, gdy uczestnicy rozpoczną niekontrolowaną rozmowę na czacie? Mogą pojawić się niechciane wątki, nad którymi prezenterzy nie zdołają zapanować.

Bardzo istotnym problemem, szczególnie w dobie RODO i konieczności szczególnej dbałości o dane osobowe, jest widoczność danych. Dołączając do spotkania w Microsoft Teams automatycznie udostępniamy nasze dane – imię, nazwisko, a nawet adres mailowy – pozostałym uczestnikom. Widzą je oni na liście uczestników oraz w konwersacji.

Czy istnieje na to rada?

Rozwiązaniem są Zdarzenia na żywo. Gdy organizujemy spotkania, których celem jest głównie przekazanie informacji  bez aktywizowania uczestników lub chcemy zorganizować szkolenie typu webinarium, podczas którego zaproszone osoby nie powinny widzieć informacji o pozostałych członkach spotkania, powinniśmy skorzystać z opcji zorganizowania Zdarzenia na żywo. Jest to drugi rodzaj spotkania, dostępny w ramach rozwiązania Microsoft Teams (Rysunek 3).

Zdarzenia na żywo to planowane z wyprzedzeniem spotkania, które mogą trwać maksymalnie 4 godziny. Pozwalają one transmitować naszą prezentację nawet do 10 tysięcy uczestników. Dzięki wykorzystaniu tej formy spotkania, uczestnicy pozostają anonimowi (co jest duża zaletą, jeśli organizujemy spotkania z naszymi klientami czy partnerami albo otwarte szkolenia online), jednak w dalszym ciągu mogą korzystać z czatu. Różnica polega jednak na tym, że wiadomości przesyłane przez uczestników są widoczne jedynie dla prezenterów i to oni mogą podjąć decyzję o ich udostępnieniu dla wszystkich osób na widowni. Dzięki temu zachowują pełną kontrolę nad przepływem informacji.

Dobra praktyka: prowadząc zdarzenie na żywo, zaproś współpracownika i nadaj mu uprawnienia prezentera, aby mógł odpowiadać na pytania od uczestników. Podczas prowadzenia standardowego spotkania taka osoba również jest pomocna – pomaga np. wpuszczając osoby z poczekalni, odpowiada na pytania na chacie.

O ile tradycyjne spotkania w aplikacji Teams dzieją się dynamicznie, tu i teraz, Zdarzenia na żywo dają możliwość zatrzymywania i przewijania prezentowanych treści. Użytkownicy mogą śledzić przekaz na żywo, zatrzymać lub dowolnie go przewijać, aby ponownie odtworzyć wybrany fragment. Dzięki temu użytkownik może śledzić zawartość prezentacji w wygodnym dla siebie tempie, co jest szczególnie cenne w przypadku szkoleń. Co więcej, takie spotkania mogą być automatycznie nagrywane, co umożliwia późniejszą ich dystrybucję bez konieczności czasochłonnych edycji w celu usunięcia z pola widzenia danych uczestników.

Rysunek 2. Widok uczestnika

Techniczna dygresja – możliwość zatrzymywania i przewijania spotkania jest zapewniona dzięki przesyłaniu prezentowanej zawartości na serwery Microsoft (usługą Stream ) i udostępnianiu jej uczestnikom z kilkudziesięciosekundowym opóźnieniem. Buforowanie strumienia wideo i audio niweluje ewentualne opóźnienia i zmiany opóźnienia (jitter) prezentowanej treści, na który jesteśmy narażeni w przypadku standardowego spotkania i jego nagrywania.

Więcej informacji o usłudze Stream znajdziesz w moim artykule pt. Microsoft Stream.

Rysunek 3. Planowanie spotkania

Producenci, prezenterzy i uczestnicy

Jak już pewnie zauważyłeś, spotkania na żywo oferują odmienne uprawnienia dla innych grup uczestników. Tworząc spotkanie decydujesz komu nadać rolę Producenta i Prezentera.

Producent zyskuje możliwość rozpoczynania i kończenia spotkania, czuwa nad jego przebiegiem i przekazuje głos poszczególnym Prezenterom. Ci z kolei prowadzą prezentacje, podobnie jak miało to miejsce podczas zwykłego spotkania w Teams. Co ważne, jeśli chcesz samodzielnie zorganizować spotkanie na żywo, nic nie stoi na przeszkodzie – Producent może być jednocześnie Prezenterem.

Samo prowadzenie spotkania w roli Producenta nie odbiega zbytnio od prowadzenia standardowego spotkania. Dużą zmianą jest natomiast widok dwóch ekranów, na których zobaczysz podgląd treści, którą chcesz przekazywać w dalszej kolejności oraz tej aktualnie wyświetlanej uczestnikom (Rysunek 4).

Istotna zmiana dotyczy również sposobu zapraszania na wydarzenia na żywo – o ile w spotkaniu Teams wystarczyło doprosić kogoś do spotkania lub udostępnić mu widoczny w kalendarzu link, o tyle w zdarzeniach na żywo dla uczestników tworzony jest dedykowany link. Jest on widoczny w ustawieniach spotkania.

Więcej informacji o tworzeniu spotkania w Teams znajdziesz w artykule pt. Planowanie spotkania w aplikacji Teams na stronie Microsoft.

Rysunek 4. Prowadzenie spotkania

Oba przedstawione rodzaje spotkań w aplikacji Teams posiadają swoje zalety i wady. Wybierając odpowiedni typ spotkania powinieneś pamiętać o celu, któremu ma ono służyć i wymaganiach uczestników, ale również rozważyć, czy występują jakieś zalecenia w zakresie kontroli nad komunikacją pomiędzy uczestnikami.

W tabeli 1 zebrano porównanie wybranych właściwości obu spotkań:

Tabela 1 Porównanie rodzaju spotkań Teams

	Spotkanie Teams	Zdarzenie na żywo
Miejsce utworzenia	Aplikacja Teams/Outlook/API	Aplikacja Teams
Ilość odbiorców	350 ( zwiększono z 250)	10 000
Długość Trwania	N/A (Długość trwania spotkania w kalendarzu)	Do 4h
Maksymalna ilość prezenterów	N/A ( zakładam 350)	250
Widoczność uczestników	Pełna lista zaproszonych i dołączonych do spotkania osób	Prezenter i producent widzą tylko listę prezenterów i producentów. Lista uczestników jest do pobrania po spotkaniu.

² Możesz mieć do 250 prezenterów i producentów w spotkaniu na żywo, ale tylko ostatnich 10, którzy się wypowiadali pojawi się na liście.

Źródło: Microsoft (2019) Plan for live events in Microsoft Teams

Jeśli wcześniej korzystałeś z opcji tworzenia spotkań Broadcast Meeting dla Skype dla Firm Online, możesz zauważyć wiele podobieństw w obu platformach  W tabeli 2 przedstawiłem wybrane właściwości spotkań Skype Meeting BroadCast i Teams Live Meeting:

Tabela 2 Porównanie SfB Broadcast Meeting i Zdarzenia na żywo

	Broadcast Meeting (SfB Online)	Zdarzenie na żywo
Ilość odbiorców	10 000	10 000
Długość trwania	4h	4h
Maksymalna liczba prezenterów	10 (tylko tylu z 250 możliwych zostanie zaprezentowanych na liście)	10 (tylko tylu z 250 możliwych zostanie zaprezentowanych na liście)
Ilość jednoczesnych takich spotkań per tenant Office365	15	15 (w których uczestniczy producent)
…
Klient usługi	Windows	Windows i Mac
Możliwość doproszenia prezentera podczas spotkania	Tak	Nie
Prezenter może dołączyć przez przeglądarkę lub urządzenie mobilne	Tak	Nie
Prezenter może wdzwonić się PSTN na spotkanie	Nie	Tak
Prezentowanie ekranu	Nie	Tak
Współdzielenie dźwięków systemowych w trakcie prezentacji ekranu	Nie	Tak

Źródło: Microsoft (2019) Plan for live events in Microsoft Teams

Wymagania licencyjne

Przy okazji omawiania tego rodzaju spotkań należy zaznaczyć jakie są wymagania licencyjne, w ramach których możemy skorzystać ze Zdarzeń na żywo:

Użytkownik, który planuje takie spotkanie musi posiadać następujące licencje:

• Office 365 Enterprise E1, E3 lub E5 lub wersję edukacyjną Office 365 A3 lub A5
• Microsoft Teams
• Microsoft Stream

Uczestnicy, którzy chcą dołączyć do spotkania jako zalogowani użytkownicy muszą posiadać licencję na Microsoft Teams. Producentami i prezenterami mogą być tylko osoby uwierzytelnione.

Źródło: Microsoft (2019) Plan for live events in Microsoft Teams

Tabela 3 zawiera informacje odnośnie do wsparcia wybranych przeglądarek:

Tabela 3 Wsparcie wybranych przeglądarek

Przeglądarka	Wykonywanie połączeń i prezentacji	Spotkania
Internet Explorer 11	Brak wsparcia	Audio – jeśli spotkanie zawiera numer wdzwanianyWideo – brak wsparciaUdostępnianie ekranu – tylko przychodzące
Microsoft Edge RS2 lub nowsza	Pełne, bez możliwości udostępniania ekranu	Pełne wsparcie bez możliwości udostępniania ekranu
Microsoft Edge – Chromium wsparcie dla dwóch wersji wstecz	Pełne wsparcie	Pełne wsparcie
Google Chrome wsparcie dla dwóch wersji wstecz	Pełne wsparcie	Pełne wsparcie
Firefox wsparcie dla dwóch wersji wstecz	Brak wsparcia	Audio – jeśli spotkanie zawiera numer wdzwaniany należy się dodatkowo wdzwonić telefonem.Wideo – brak wsparciaUdostępnianie ekranu – tylko przychodzące
Safari 11.1+	Brak wsparcia	Audio – jeśli spotkanie zawiera numer wdzwanianyWideo – brak wsparciaUdostępnianie ekranu – tylko przychodzące

Źródło: Microsoft (2019) Plan for live events in Microsoft Teams

Rysunek 5. Komunikat o możliwości wdzwonienia się na spotkanie z przeglądarki Firefox, Safari, Internet Explorer