Czy potrzebowałeś kiedyś sporządzić listę swoich klientów i dostawców? Albo spisać szczegółową listę sprzętu IT posiadanego przez swoich pracowników?
Na pewno każdy z nas myśląc o tego typu zadaniach odruchowo sięga po Excela, ale dziś chciałbym pokazać inny, nowocześniejszy sposób realizujący wyżej wymienione potrzeby, czyli Microsoft Lists. Jak sama nazwa wskazuje jest to narzędzie do tworzenia i zarządzania listami. Ale to jest tylko podstawowa funkcjonalność tego narzędzia wchodzącego w skład pakietu Microsoft 365.
Pracę z Lists można rozpocząć bezpośrednio z ekranu powitalnego Microsoft 365 lub z poziomu Microsoft Teams:
Rysunek 1: Dostęp do Lists w Microsoft Teams
Listy możemy tworzyć na cztery różne sposoby:
- Tworzenie pustej listy od zera,
- Import listy z programu Excel,
- Tworzenie listy na podstawie istniejącej listy,
- Użycie szablonu.
Rysunek 2: Tworzenie listy
Po wybraniu szablonu możemy podejrzeć przykładowe wpisy i zainspirować się wprowadzonymi już danymi.
Rysunek 3 Szablon Menedżer aktywów
Dzięki temu, że po Lists możemy sięgnąć bezpośrednio z Teams w łatwy sposób można współpracować nad ich zawartością z innymi członkami zespołu – proces udostępniania przebiega automatycznie. Jeśli natomiast lista tworzona jest w aplikacji Microsoft Lists to listę można udostępnić innym osobom za pomocą przycisku Udostępnij, podobnie jak pliki na OneDrive. Dostępne poziomy dostępu do Pełna kontrola, Może edytować i Może wyświetlać.
Rysunek 4 Poziomy dostępu
Lists to ewolucja list budowanych na SharePoint, znanych z wcześniejszych wersji tego systemu. W związku z tym dostępnych jest wiele dodatkowych możliwości:
- zarządzanie widokami – tworzenie i edycja własnych widoków, wybór kolumn do wyświetlania oraz grupowanie, sortowanie, filtrowanie elementów wyświetlanych w kolumnach, dodatkowo wprowadzone dane można wyświetlać w formie kalendarza i galerii, a nie tylko w postaci listy
- wyzwalanie alertów – alerty informujące o zmianach z możliwością wyboru adresatów, typów zmian i częstotliwości wysyłanych alertów
- zarządzanie kolumnami – edycja i formatowanie kolumn (przykład formatowania na rysunku poniżej z kolumną Czas trwania)
- budowa przepływów w PowerAutomate i aplikacji w PowerApps z wykorzystaniem danych wprowadzonych w liście
Rysunek 5 Tworzenie przepływu
Dostęp do Microsoft Lists możliwy jest też z urządzeń mobilnych. Z racji tego, że rozwiązanie jest nowe to wprowadzane są ulepszania. Z zaplanowanych przez Microsoft aktualizacji najbardziej interesująco wyglądają: tworzenie własnych szablonów list, możliwość pracy offline i tworzenie prostych reguł if/then.